Las pequeñas empresas examinan de nuevo sus estrategias de viaje

Los pequeños programas de viajes analizan nuevas políticas y barreras de seguridad en un panorama de viajes complejo.

ScanSource, el conector de tecnología en la nube con sede en Greenville, Carolina del Sur, es nuevo en el ámbito de los viajes gestionados. La empresa de 2200 empleados contrató a Shannon Wilson como gerente de viajes dedicada en 2022 para poner alguna estrategia detrás de su gasto, que ahora excede su volumen anual prepandémico.

La empresa utiliza programas especializados en viajes de negocios que los proveedores han ideado para atraer a esta creciente porción pequeña y mediana del mercado de viajes. ScanSource aprovecha estos programas para hacer que su presupuesto de viajes sea más efectivo aplicando descuentos, obteniendo beneficios y asegurando datos para gestionar las crecientes necesidades de viajes de la empresa. Y Wilson está utilizando algunas palancas clásicas (y algunas nuevas) para garantizar que los viajeros de ScanSource aprovechen al máximo sus presupuestos para viajes de negocios.

"Nuestro enfoque está en el deber de cuidado, la conveniencia y el ahorro de costos del viajero", dijo Wilson. “Alentamos a nuestros viajeros a practicar la discreción y la frugalidad al hacer sus arreglos de viaje. Esto incluye tomar decisiones de viaje basadas en opciones convenientes, seguras y rentables, en lugar de [confiar únicamente en] programas para huéspedes frecuentes”.

En términos de nuevas estrategias, la gestión de la demanda siempre está sobre la mesa, afirmó. ScanSource ahora ve cómo se pueden realizar negocios de manera efectiva a través de tecnologías remotas. A medida que los viajes se volvieron a abrir, la empresa continúa “vigilando los viajes” y optando por soluciones virtuales cuando sea posible. Sin embargo, añadió Wilson, “viajar sigue siendo una necesidad” para la empresa en expansión, y requiere más apoyo que en un mundo prepandémico.

"Nuestro objetivo es mejorar la experiencia del cliente de nuestros viajeros", dijo, "ya que persisten los desafíos en la industria de viajes, incluida la escasez de personal... y las interrupciones en los viajes". Para ello, la empresa gestiona su programa de viajes con el apoyo de una empresa de gestión de viajes, una herramienta corporativa de reservas online preferida y una tarjeta corporativa.

"Adoptamos un enfoque muy práctico, trabajando en estrecha colaboración con nuestros empleados para garantizar el cumplimiento continuo de nuestras políticas de viajes y el conocimiento de las mejores prácticas de viaje y las oportunidades de ahorro de costos", dijo, señalando que los programas para PYME proporcionados por proveedores habían mejorado desde entonces. tiempos prepandémicos.

Pero pasar a un programa de viajes más gestionado lleva tiempo, y Wilson tiene planes de realizar “actualizaciones completas” a la política de viajes este año.

Las PYME en el asiento del conductor, en el asiento del avión y en la cama del hotel

ScanSource no es el único que pone nuevas barreras en un programa de viajes de menor tamaño. La complejidad de los viajes es una de las razones, como señaló Wilson; El aumento de los gastos es otro. A principios de 2023, Morgan Stanley, en una perspectiva de viajes corporativos para EE. UU., señaló que el 32 por ciento de las empresas más pequeñas dijeron que los presupuestos para viajes habían vuelto a los niveles prepandémicos en comparación con el 23 por ciento de las grandes empresas que lo habían hecho. La encuesta más reciente de BTN mostró que el 59 por ciento de las pequeñas y medianas empresas que respondieron habían vuelto a los niveles de gasto en viajes anteriores a la pandemia o los habían superado.

TravelBank, una plataforma integrada de gestión de viajes y gastos centrada en programas para pymes, ha visto regresar la demanda, según el director ejecutivo Duke Chung.

"Hemos visto que los viajes han regresado con mucha fuerza desde Covid debido al regreso al trabajo y a las personas que desean asistir a conferencias y reuniones externas con sus empleados", según Chung.

Sin embargo, la creciente demanda no se manifiesta de forma generalizada.

"En ciertos sectores se ve un crecimiento continuo en los viajes de negocios, aunque en algunos sectores, debido a los cambios del mercado, particularmente en las empresas de tecnología, se ve una desaceleración en los viajes", dijo.

Chung dijo que muchas pymes buscan gestionar los viajes y los gastos con un único facilitador, como TravelBank, que fue adquirido por US Bank en 2021 y está agregando opciones de tarjeta virtual. Otros proveedores, como la empresa de gestión de viajes Navan, también han desarrollado plataformas conjuntas. Las TMC heredadas también están entrando en juego con productos como Neo1 de American Express Global Business Travel, pero los especialistas pequeños y medianos han estado en el mercado durante años, brindando capacidades para respaldar los viajes para programas de viajes pequeños y medianos.

Chung subrayó la capacidad de las agencias para respaldar los créditos de boletos no utilizados y el acceso a tarifas de hotel con descuento, entre otras ofertas clave.

“Las PYMES tenían muchos créditos con proveedores y necesitaban una forma de poder acceder a ellos, por lo que obtener ayuda de una empresa de gestión de viajes... era realmente importante para ayudar a reiniciar los viajes para sus negocios”, dijo. "También tenemos tarifas de hoteles de consorcio que antes estaban disponibles para las grandes empresas, pero no eran tan fácilmente accesibles para las pequeñas empresas".

"No somos lo suficientemente grandes para contratarnos a nosotros mismos, por lo que utilizamos los contratos de nuestros clientes, que definitivamente son mucho más grandes de lo que serían los nuestros".

- Bob Clemence de Hyde Tools

Los programas para PYME no son OSFA (talla única para todos)

Hyde Tools es un fabricante de máquinas industriales, herramientas manuales y accesorios de decoración. La empresa cuenta con seis personas que viajan mucho y otras cuatro que viajan con menor frecuencia. La empresa gasta alrededor de 250.000 dólares al año, aproximadamente una décima parte en viajes internacionales.

La mayor parte de los viajes de Hyde Tools son a exposiciones de la industria o reuniones en persona. Las exposiciones, en particular, han vuelto a empezar, según el vicepresidente de ventas, Bob Clemence.

Antes de la pandemia, Clemence viajaba 120 días al año. Dijo que la cifra ahora está por debajo de 100.

"La compañía ha tomado la decisión de recortar, no la asistencia a la feria, sino la duración de la misma", dijo Clemence. “La mayoría de los espectáculos son eventos de tres días y yo solía estar allí los tres días completos; Ahora la empresa me tiene trabajando sólo dos días. Es una noche en un hotel”.

Más allá de la asistencia a ferias comerciales, están las reuniones cara a cara con prospectos y clientes, dijo, pero "muchas de ellas ahora se hacen a través de Zoom o Teams". Ese tipo de viajes se ha reducido al menos en un 60 por ciento en Hyde Tools, dijo, pero sin sacrificar las conversiones.

"Hemos estado cerrando [acuerdos] y nuestro cierre es tan bueno como antes de la pandemia, tal vez incluso un poco mejor", dijo Clemence, quien reconoció, sin embargo, que la competencia de Hyde por los clientes se ha vuelto un poco menos feroz. “Muchos de mis competidores no han podido superar la pandemia”, dijo.

Cuando la empresa envía viajeros de viaje, gestionan sus propios viajes.

“La agencia de viajes quedó en el camino hace más de 10 años y todo se hace online. Normalmente, utilizamos una herramienta de vuelo que ahora ha sido comprada por Google”, dijo Clemence, refiriéndose a ITA Software, que fue comprada por Google en 2011 y ahora opera como Google Flights. "No puedes reservar a través de él, pero te ofrece precios de pasajes aéreos, así que puedo utilizarlos y reservar el avión".

Sin embargo, los viajes de negocios en Hyde no están exentos de reglas. La pandemia hizo que la empresa endureciera su política aérea. Anteriormente, los viajeros podían reservar con cualquier aerolínea cuya tarifa estuviera dentro del 20 por ciento de la tarifa lógica más baja. Esta cifra se ha reducido ahora al 10 por ciento.

"La gente tiende a tener aerolíneas favoritas debido a su estatus, así que lo permitiremos", dijo Clemence. En cuanto al alojamiento, Hyde adopta un enfoque diferente para acceder a tarifas preferenciales, pero no es a través de una agencia. Más bien, se aprovechan del poder de negociación de sus clientes, ya que es a ellos a quienes normalmente viajan para encontrarse.

"No somos lo suficientemente grandes para contratarnos a nosotros mismos, por lo que estamos utilizando los contratos de nuestros clientes, que definitivamente son mucho más grandes de lo que [sería] el nuestro", dijo. "Están reservando para 3.000 personas, por lo que terminamos obteniendo una tarifa medio decente". Nuevamente, hay un margen de tarifa del 10 por ciento dentro del cual los viajeros de Hyde pueden reservar una cadena preferida, si pueden encontrar una.

Cómo sabe Hyde qué estaba disponible ese día y si los viajeros están respetando esa regla es una pregunta abierta. Para Clemence, todo se reduce a respetar a la empresa y a sus compañeros de trabajo. Con sólo 10 viajeros en el camino, tal vez ese respeto sea más fuerte que las reglas de todos modos.

"Adoptamos un enfoque muy práctico, trabajando estrechamente con nuestros empleados para garantizar el cumplimiento continuo de nuestras políticas de viajes y el conocimiento de las mejores prácticas de viajes y las oportunidades de ahorro de costos".

—Shannon Wilson de ScanSource